Personverndokument for Skolestudio

Innledning

Gyldendal behandler personopplysninger om elver og lærere som bruker Skolestudio. Nedenfor beskriver vi hvilke opplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem og hva vi gjør med dem. Hensikten med denne personvernerklæringen er at du som elev, lærer eller foresatt skal informasjon om behandlingene av personopplysninger i Skolestudio og være trygg på at Gyldendal ivaretar personvernet.

Om Skolestudio og formål for behandlingene

Skolestudio er et digitalt læringsmiljø for skolen som tilbyr produkter fra alle fag på alle trinn fra første trinn til ut videregående. I Skolestudio vil lærer og elev finne innhold og funksjonalitet som hjelper til med planlegging, gjennomføring, og oppfølging av undervisningen. Her vil også inngang til Salaby og de etablerte Smart-produktene være tilgjengelige. Se personvernerklæringen for Salaby og de enkelte Smart-produktene for mer informasjon om disse.

Ansvar for behandlingene

Når en elev bruker Skolestudio er det skoleeier, som regel en kommune eller fylkeskommune, som har behandlingsgrunnlag og er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene til elevene. Gyldendal vil dermed behandle opplysningene i Skolestudio på vegne av skoleeier. Hvordan denne behandlingen skal foregå er regulert av en databehandleravtale mellom Gyldendal og Skoleeier. Gjennom avtalen plikter Gyldendal blant annet å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til opplysningene og at Skolestudio ikke behandler flere opplysninger eller lagrer de lenger enn det som er nødvendig for skoleeiers formål.

Dine rettigheter
Som elev eller lærer har du rett til å be om innsyn i hvilke opplysninger om deg som behandles i skolestudio. For å få innsyn kan du ta kontakt med skolen. For å lese mer om dine rettigheter kan du se på datatilsynets nettsider.

Prøvetilgang
Dersom en lærer ønsker å prøve ut Skolestudio uten at Gyldendal har databehandleravtale med kommunen vil Gyldendal være behandlingsansvarlig.

Tredjeparter
Skolestudio tilgjengeliggjør verktøy og tjenester der behandlingene foregår hos en tredjepart. Det skjer enten ved å følge en lenke direkte til tredjepart, eller ved at brukergrensesnittet til en tredjepart er eksponert (embedded) i Skolestudio. Ved bruk av slike verktøy og tjenester vil brukeren forholde seg direkte til tredjepartsløsningen og Skolestudio sender ingen personopplysninger til tredjeparten. Ansvaret for behandlingene tilligger behandlingsansvarlig.

Behandling av personopplysninger

Skolestudio behandler mange og til dels inngripende personopplysninger om elevene. Behandlingene er for å kunne oppfylle formålene skolene har ved å bruke tjenesten. Det forutsetter også store krav til sikkerhet og ivaretakelse av den enkelte brukers personvern. Skolestudio er bygget fra grunn av etter prinsippene for innebygget personvern. Der er behandlinger av personopplysninger vurdert om de er nødvendige, hvem som skal kunne se de og hvor raskt de kan slettes. Nedenfor er oversikt over personopplysninger Skolestudio behandler til ulike formål.

Pålogging
Påloggingen til Skolestudio skjer gjennom FEIDE - Kunnskapsdepartementets løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. Les mer om dette her. Gyldendal mottar informasjon om navn, skole, klassetrinn og epost. Denne informasjonen kobles til en syntetisk ID ved tildeling av tilgang. Denne ID’en følger elevene videre i produktet.

En elev ser kun informasjon om seg selv, mens lærer vil ha oversikt over alle elevene i sine læringsgrupper.

Skolestudio spør om elevene vil skjule synlige ledetekster. Dette er et lovkrav til ulike oppgavetyper som er nødvendig for de som bruker talestyring, mens for mange elever kan de virke forstyrrende. Denne informasjonen lagres så eleven ikke får spørsmålet ved hver pålogging.

Elevaktivitet
I Skolestudio er det ulike oppgavetyper. Det kan være ulike varianter av svaralternativer, men også fritektst felt, og medier som opptak av lyd eller bilder. Her må skolen selv gjøre vurderinger av bruken, spesielt mtp. lekser.

I Skolestudio vil en lærer kunne følge med på sine elevers:

progresjon i et undervisningsopplegg
besvarte oppgaver
produserte besvarelser
tid brukt i et undervisningsopplegg

I tillegg vil lærerens egenproduserte undervisningsopplegg, aktiviteter eller oppgaver bli behandlet.

Support
For support lagres flere tekniske opplysninger. Dette gjelder type maskin, nettleser, hvilke oppgaver eleven har jobbet med og hvor lenge. Disse opplysningene har kun bestemte personer i Gyldendals kundeservice og utviklere tilgang til for å løse supporthenvendelser.

Lagring og sletting
Opplysninger for support slettes automatisk etter 30 dager.

Elevenes svar lagres inntil to år etter utløpt lisens.

For å analysere om oppgavene og produktet fungerer som tiltenkt, anonymiseres avgitte svar og andre relevante data. Disse dataene vil det ikke være mulig å spore tilbake til enkeltbrukere.

Mer om hvordan Gyldendal behandler personopplysninger kan leses i Gyldendals personvernerklæring.

Råd for bruk

Trygg bruk av Skolestudio forutsetter at både skolen, lærere og elever har et bevisst forhold til informasjonssikkerhet. Det innebærer for skolen at trådløse nettverk er krypterte, at hver enkelt elev har en egen bruker, at lærer og elev er påpasselig med egen påloggingsinformasjon og at den enkelte logger ut av produktet ved endt økt. Dette er spesielt viktig der elevene deler maskin. Det er også skolene som må vurdere hvordan våre løsninger skal brukes til å gi lekser eller hjemmeskole, der for eksempel oppgaver med lydinnspilling kan oppleves inngripende når det gjøres i elvenes hjem.

Dersom du har ytterligere spørsmål om hvordan Skolestudio fungerer eller om hvordan personopplysninger behandles, kontakt support@gyldendal.no
eller se øvrige bruksvilkår.