Vi behandler opplysninger så lenge vi har et kundeforhold til deg, har forpliktelser som følge av inngåtte avtaler eller så lenge det er lovlig grunnlag for det. Deretter vil dine opplysninger bli slettet eller anonymisert.

Mer om våre retningslinjer for lagring og sletting finner du her.

Behandlingsansvarlig er Gyldendal Norsk Forlag AS ved administrerende direktør.
Adresse: Sehesteds gate 4, OSLO/Postboks 6860, St. Olavs plass, 0130 OSLO.

For spørsmål du måtte ha om forlagets behandling av dine personopplysninger kan du kontakte kundeservice.

Direktekunder

Når du kjøper noe direkte av oss tar vi vare på opplysningene du oppgir sammen med din kjøpshistorikk.

Vi beholder din kjøpsinformasjon, så som navn, adresse (hvis nødvendig), epost, telefon og kjøpshistorikk i overenstemmelse med bestemmelsene i regnskapsloven og for å kunne oppfylle avtalen om kjøp med deg. Vi har også vurdert at vi har en berettiget interesse i å kunne ta vare på kjøpsinformasjonen og -historikken din så lenge du fortsatt er i et kundeforhold til oss. Vi ønsker å være en oppdatert leverandør som yter god service, og gjennom å bevare og gi deg oversikt over kjøpene dine, kan vi tilby relevante tilbud og fordeler til deg som kunde.

Bruk av våre digitale produkter/tjenester

Når du logger inn på våre digitale produkter for første gang, får du opp bruksvilkår og lenke til nærmere informasjon om de personopplysningene som blir behandlet. I tillegg til de opplysningene du oppgir for å ta i bruk og logge deg på, vil en del produkter/tjenester innhente og behandle opplysninger ved bruk for å oppfylle formålet med produktet. Informasjon om formål og hvilke opplysninger vi innhenter og behandler vil du finne på produktenes/tjenestenes hjemmeside under «Personvern».

Brukere av digitale produkter/tjenester på arbeid eller i skole

Når du ikke selv kjøper noe direkte fra oss, men det er din arbeidsgiver eller skole som har bestemt at du skal bruke et digitalt produkt fra Gyldendal, er det arbeidsgiveren/skolen/skoleeieren som er behandlingsansvarlig og skal inngå databehandleravtale med Gyldendal (se begrepsforklaring nedenfor). Vår behandling av dine personopplysninger er i slike tilfeller regulert gjennom denne avtalen, for eksempel hvordan henvendelser om innsyn i, eller endring/sletting av personopplysninger skal håndteres. Slike forespørsler skal normalt rettes til arbeidsgiver/skole/skoleeier.

Informasjonskapsler og opplysninger vi samler inn

Vi samler inn informasjon om hvilke tjenester du bruker og hvordan du bruker dem på våre nettsider. Dette gjør vi for å gi deg tilpasset informasjon om våre produkter og tjenester samt for å kunne løse supporthenvendelser, få innsikt i hvordan vi kan forbedre oss og hvordan vi kan ivareta sikkerheten og forhindre misbruk.

Mer om vår bruk av informasjonskapsler finner du her.

Dersom det i enkelte produkter/tjenester behandles typer av informasjonskapsler som ikke er beskrevet her, vil det være beskrevet på det enkelte produkt/tjenestes hjemmeside under «Personvern».

Henvendelser til kundeservice

Dersom du henvender deg til oss angående våre produkter og tjenester via telefon, e-post eller våre nettsider, vil vi ta vare på opplysningene du oppgir om deg selv sammen med informasjon om bakgrunnen for henvendelsen. Dette gjør vi for å kunne følge opp henvendelsen og gi deg tilbakemelding. Etter at saken er vurdert som løst, vil vi slette opplysningene dine senest innen to år, slik at vi eventuelt har mulighet til å følge opp dersom det i løpet av denne perioden kommer nye henvendelser fra deg.

Markedshenvendelser

Dersom du er registrert med personopplysninger hos oss, for eksempel ved at du abonnerer på nyhetsbrev, har deltatt på et arrangement hos oss og/eller har bedt om vurderingseksemplar, vil du kunne motta henvendelser fra oss om faglig relevante nyheter, produkter og tjenester, aktuelle kurs og arrangementer og brukerundersøkelser.

Gyldendal har som mål å kun sende ut nyhetsbrev til mottakere som ønsker og motta dette, og som har samtykket til det. Dersom du mottar nyhetsbrev fra oss og ikke lenger ønsker dette, er det en knapp for avmelding i alle nyhetsbrev vi sender ut, slik at du ikke vil motta flere. Så lenge du mottar nyhetsbrev registrerer vi din kontaktinformasjon og hvilke områder du er interessert i informasjon om.

Gyldendal kan ha en berettiget interesse i å sende markedshenvendelser til deg dersom du tilhører enkelte kategorier av våre kontakter. Gyldendal gjør slike markedshenvendelser i form av utsendelse av vurderingseksemplarer, invitasjoner til kurs og arrangementer, informasjon om relevante produkter og tjenester samt invitasjoner til deltakelse i markedsundersøkelser. Vi har vurdert at kontakter i profesjonelle roller som bibliotekarer, bokhandlere, skoleeiere, skoleledere, pensumbesluttere, lærere, studenter og journalister er slike kategorier. Vår vurdering er at den enkelte vil ha nytte av våre henvendelser i utøvelsen av sitt arbeid mens personvernulempene er begrensede. Disse aktivitetene er vesentlige for Gyldendals virksomhet som kultur- og kunnskapsformidler. Personopplysningene som behandles vil være din kontaktinformasjon, ditt fagfelt/område og hvilke aktiviteter du har deltatt i eller hvilken informasjon du har mottatt. Det er alltid mulighet for å be om å bli avmeldt listene for utsendelse, og det er frivillig å delta på aktiviteter eller undersøkelser i regi av Gyldendal.

Forfattere og andre bidragsytere

Som forfatter eller annen bidragsyter til de produktene og tjenestene forlaget tilbyr og forvalter rettigheter til, vil det være nødvendig å behandle personopplysninger i forbindelse med klarering av rettigheter, vederlagsutbetalinger og for å oppfylle øvrige forpliktelser etter åndsverks-, regnskaps- og eventuelt også arkivlovgivning.

I forbindelse med forlagets forvaltning av rettigheter kan personopplysningene bli rapportert/utlevert til tredjeparter, så som Bokbasen for distribusjon og salg, og forvaltningsorganisasjoner i forbindelse med kollektive avtaler og avtalelisensordninger i åndsverksloven.

Forlaget mottar manuskripter og annet materiale til vurdering for utgivelse. I den forbindelse lagrer vi personopplysninger i den perioden som er nødvendig for å gjennomføre vurderinger av verkene og følge opp eventuelle prosesser videre på en god måte. Innsendte manus blir ikke returnert, og opplysningene du har avgitt til oss vil bli slettet senest innen tre år.

Forlaget mottar også jevnlig forespørsler om å bli satt i kontakt med ulike rettighetshavere for annen utnyttelse. Hovedregelen er at vi videreformidler slike henvendelser uten å utlevere noen personopplysninger. Vi kan imidlertid i visse tilfeller vurdere at det å ikke utlevere kontaktinformasjon åpenbart vil være i strid med rettighetshavers interesser. Dersom du ønsker å reservere deg mot slik utlevering, ber vi derfor om at du gir oss beskjed om dette.

Deling av personopplysninger

Vi deler personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle vår del av en avtale med deg som kunde. For eksempel vil vi dele navn og adresse med distribusjonssentral og distributør for at du skal få levert en vare, og når du gjennomfører en betalingstransaksjon blir du rutet videre til en sikker betalingsløsning som er i kontakt med din bank.

Vi deler også personopplysninger med andre aktører når vi benytter oss av underleverandører for å oppfylle formålet med produktene og tjenestene våre. I slike tilfeller inngår vi databehandleravtaler for å sikre at opplysningene behandles i overenstemmelse med gjeldende regelverk og våre retningslinjer. Våre underleverandører gis aldri adgang til å foreta behandlinger til andre formål enn vi selv har. Dersom våre underleverandører har virksomhet utenfor EU/EØS-området vil avtalene være omfattet av EUs gjeldende bestemmelser for utlevering av personopplysninger til tredjeland. Dersom tjenesten/produktet benytter underleverandør vil du finne nærmere informasjon om dette under «Personvern» på angjeldende tjeneste/produkt.

Opplysningenes kvalitet

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er korrekte og oppdaterte. Gyldendal kan oppdatere opplysningene ved hjelp av offentlig tilgjengelige registre, for eksempel dersom du har glemt å oppdatere din adresse ved flytting. Skulle opplysninger være feilaktige, irrelevante eller ufullstendige, kan du kontakte oss på kundeservice@gyldendal.no.

Dine rettigheter

Dersom vi behandler dine personopplysninger på bakgrunn av ditt samtykke, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake.

Du har også rett til å kreve innsyn i opplysningene vi behandler om deg, og du kan klage til Datatilsynet, dersom du mener dine rettigheter ikke blir ivaretatt.

Mer informasjon om dine rettigheter finner du hos Datatilsynet (ekstern lenke).

Ved vesentlige endringer i retningslinjene våre vil du bli informert om dette i de produktene/tjenestene som berøres.

Sikkerhet

Informasjonssikkerhet er en viktig del av personvernet. Hvordan vi arbeider med informasjonssikkerhet og retningslinjer for sikker bruk finner du beskrevet i våre bruksvilkår.

Noen viktige begreper

Personopplysninger

Opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en fysisk enkeltperson. For eksempel navn, bosted, telefonnummer, epostadresse eller IP-adresse.

Behandling

All registrering, lagring, innsamling, sammenstilling og utlevering av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Den som bestemmer hva personopplysningene skal brukes til og er den som er ansvarlig for at behandlingen skjer i henhold til lover og regler. Behandlingsansvarlig har også plikt til å informere om hvilke personopplysninger som behandles og til hvilke formål.

Databehandler

Den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.

Databehandleravtale

Inngås mellom den behandlingsansvarlige og databehandleren. Sikrer blant annet begrenset bruk og stiller krav til sikkerheten, samt at behandlingen skjer i overenstemmelse med den behandlingsansvarliges retningslinjer og gjeldende personvernlovgivning.