Gyldendals personvernerklæring

Når du logger inn på våre digitale produkter for første gang, får du opp bruksvilkår og lenke til nærmere informasjon om de personopplysningene som blir behandlet. I tillegg til de opplysningene du oppgir for å ta i bruk og logge deg på, vil våre produkter/tjenester innhente og behandle opplysninger ved bruk. Informasjon om formål og hvilke opplysninger vi behandler vil du finne her.

Brukerdata slettes automatisk to år etter at lisensforholdet har opphørt og du ikke har vært pålogget i perioden.

Når det er din arbeidsgiver eller skole som har bestemt at dine personopplysninger skal behandles i et digitalt produkt fra Gyldendal, er det arbeidsgiver/skoleeier som er behandlingsansvarlig og skal inngå databehandleravtale med Gyldendal. Vår behandling av dine personopplysninger er i slike tilfeller regulert gjennom denne avtalen. Dine rettigheter for innsyn i, endring, sletting eller utlevering er også regulert i avtalen og henvendelser rundt dette skal rettes til arbeidsgiver eller skoleeier. For produkter og tjenester hvor Gyldendal er databehandler vil behandlingen av personopplysninger være beskrevet i den enkelte personvernerklæringen knyttet til produktet/tjenesten.

Dersom du henvender deg til oss angående våre produkter og tjenester via telefon, chat, e-post eller våre nettsider, vil vi ta vare på opplysningene du oppgir om deg selv sammen med informasjon om bakgrunnen for henvendelsen. Vi gjør dette for å kunne følge opp henvendelsen og gi deg tilbakemelding. E-posthenvendelser og telefonlogger slettes innen 12 måneder. Utover dette vil vi ta vare på dine opplysninger i to år etter at saken er vurdert som løst. Dette for å kunne følge ytterligere opp hvis det kommer nye henvendelser fra deg. Gyldendal ønsker å kontinuerlig forbedre oss og tilby god oppfølging, derfor kan vi etter din henvendelse bruke dine personopplysninger til å sende deg forespørsel om evaluering av vår kundeservice. Dette gjør vi basert på berettiget interesse. Opplysningene slettes to år etter siste aktivitet.

For å holde deg oppdatert kan vi, når du samtykker til det eller det foreligger et eksisterende kundeforhold i henhold til markedsføringsloven § 15, bruke opplysningene du oppgir til å kontakte deg med faglig relevante nyheter, produkter og tjenester, aktuelle kurs og arrangementer og markedsundersøkelser.

Gyldendal vil også kunne kontakte deg i form av utsendelse av vurderingseksemplarer, invitasjoner til kurs og arrangementer, samt invitasjoner til deltakelse i markedsundersøkelser dersom du tilhører enkelte kategorier av våre kontakter. Vi har vurdert at kontakter i profesjonelle roller som blant annet bibliotekarer, bokhandlere, påvirkere, skoleeiere, skoleledere, beslutningstakere, lærere, forelesere, studenter, journalister, og utvalgsmedlemmer er slike kategorier. Dette er basert på berettiget interesse. Disse aktivitetene er vesentlige for Gyldendals virksomhet som kultur- og kunnskapsformidler. Det er alltid mulighet for å be om å bli avmeldt listene for utsendelse, og det er frivillig å delta på aktiviteter eller undersøkelser i regi av Gyldendal.

Hvis du har et eksisterende kundeforhold hos oss, behandler vi personopplysningene dine for å gi deg informasjon og tilbud. Slike markedshenvendelser kan være utsendelse av vurderingseksemplarer, invitasjoner til kurs og arrangementer, informasjon om relevante produkter og tjenester samt invitasjoner til deltakelse i markedsundersøkelser. Personopplysningene som behandles vil være din kontaktinformasjon, ditt fagfelt/område og hvilke aktiviteter du har deltatt i eller hvilken informasjon du har mottatt.

Når du abonnerer på nyhetsbrev behandler vi personopplysninger som navn og epostadresse, i tillegg til hvilke fagområder du ønsker informasjon om. Dette baseres på samtykke. Dersom du mottar nyhetsbrev fra oss og ikke lenger ønsker dette, er det en knapp for avmelding i alle nyhetsbrev vi sender ut. Abonnementet ditt opphører da automatisk, og dine personopplysninger slettes innen to år etter siste aktivitet.

Deltar du på arrangementer hos oss behandler vi kontaktinformasjon som navn og epostadresse. Dette baseres på samtykke. Gyldendal ønsker å kontinuerlig forbedre oss og tilby god oppfølging, derfor kan vi etter gjennomført arrangement bruke dine personopplysninger til å sende deg forespørsel om evaluering av arrangementet, og invitasjoner til tilsvarende arrangement. Dette gjør vi basert på berettiget interesse. Opplysningene slettes innen to år etter siste aktivitet.

Som forfatter eller annen bidragsyter til de produktene og tjenestene forlaget tilbyr og forvalter rettigheter til, vil Gyldendal behandle dine personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse, korrespondanse, kontonummer, fødsels- og personnummer i forbindelse med kontakt, klarering av rettigheter og vederlagsutbetalinger. Behandlingen er basert på oppfyllelse av avtale, arkivformål i allmennhetens interesse og for å oppfylle øvrige forpliktelser etter åndsverks- og regnskapslovgivning.

I forbindelse med forlagets forvaltning av rettigheter kan personopplysningene bli rapportert/utlevert til tredjeparter, som Bokbasen for distribusjon og salg, og forvaltningsorganisasjoner i forbindelse med kollektive avtaler og avtalelisensordninger i åndsverksloven.

Henvendelser og forespørsler som vi mottar om å bli satt i kontakt med forfatter/innholdsprodusent videreformidler vi som hovedregel direkte til forfatter/innholdsprodusent. Vi kan imidlertid i visse tilfeller vurdere at det å ikke utlevere kontaktinformasjon åpenbart vil være i strid med forfatter/innholdsprodusents interesser. Dersom du ønsker å reservere deg mot slik utlevering, ber vi derfor om at du gir oss beskjed om dette.

Ved innsendelse av manuskripter og annet materiale til vurdering for utgivelse, behandler vi personopplysninger som navn, epost, adresse og fødselsår for å gjennomføre vurderinger og følge opp eventuelle videre prosesser. For arkivformål vil vi beholde navn og om manuset ble refusert eller antatt, opplysninger utover dette slettes innen tre år. Innsendte manus returneres ikke.

Ved innsendelse av arbeidsprøver til vurdering for freelance-oppdrag, behandler vi personopplysninger som navn, epost og telefonnummer for å gjennomføre vurdering og for registrering i database. Opplysninger slettes innen syv år.

Når du søker på jobb hos oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, CV og andre opplysninger vi trenger for å kunne vurdere søknaden din. Det rettslige grunnlaget er basert på samtykke. Personopplysningene dine vil slettes senest innen to år, og for åpne søknader vil personopplysninger slettes senest innen 12 måneder.

Gyldendal har en egen personvernerklæring for ansatte.

Besøker du oss på Gyldendalhuset behandler vi informasjon som navn, selskap, hvem du besøker hos oss og tidspunkt for besøk. I tillegg lagres kameraovervåkning av inn- og utganger i syv dager. Dette gjøres med hensyn til sikkerhet og baseres på berettiget interesse. Behandlingsansvarlig for disse opplysningene er Gyldendal ASA (org.nr. 812206222) ved administrerende direktør, med samme kontaktinformasjon som over.

Vi samler inn informasjon om hvilke tjenester du bruker og hvordan du bruker dem på våre nettsider. Dette gjør vi for å gi deg tilpasset informasjon om våre produkter og tjenester, få innsikt i hvordan vi kan forbedre oss, samt for å kunne løse supporthenvendelser.

Bruk av informasjonskapsler kan du selv administrere via dine nettsider, se mer om dette i Gyldendals bruk av informasjonskapsler for oppdatert informasjon.

Dersom det i enkelte produkter/tjenester behandles typer av informasjonskapsler som ikke er beskrevet her, vil det være beskrevet på nettsiden til det enkelte produkt eller tjeneste.

Vi behandler opplysninger så lenge vi har et kundeforhold til deg, har forpliktelser som følge av inngåtte avtaler eller så lenge det er annet lovlig grunnlag for det. Deretter vil dine opplysninger bli slettet eller anonymisert. Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for det formål opplysningene ble samlet inn for.

Du kan når som helst be oss om å slette de personopplysningene Gyldendal har tilknyttet deg. Dette gjør du ved å kontakte kundeservice fra din registrerte e-postadresse eller fra et telefonnummer som er tilknyttet din bruker. Vi vil innhente gyldig ID fra deg for å kunne være sikre på at du er rette person.

Data som er blitt registrert, som for eksempel transaksjonsdata, bruksdata, salgsdata, henvendelser til kundesenter eller klikkdata, vil kunne bli anonymisert og brukt til å kjøre analyser og lage statistikker over for eksempel markedstrender eller bruksmønster. Resultatene av analysene vil bli brukt til å forbedre tjenester eller å tilpasse for eksempel markedskommunikasjon. Bruken av anonymiserte data vil kunne skje på tvers av selskaper som er eid av Gyldendal ASA.

Gyldendal mottar rettsavgjørelser fra Høyesterett og lagmannsrettene, og utvalgte avgjørelser fra tingrettene fra Domstoladministrasjonen for publisering i vår tjeneste Rettsdata. Personopplysninger i rettsavgjørelsene avidentifiseres før de publiseres. Etter avidentifisering slettes opprinnelig versjon av rettsavgjørelsene fortløpende. Behandlingsgrunnlaget for avidentifisering og publisering av rettsavgjørelser er forskrift om overgangsregler om behandling av personopplysninger §6 bokstav c.

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er korrekte og oppdaterte. Gyldendal kan oppdatere opplysningene ved hjelp av offentlig tilgjengelige registre, for eksempel dersom du har glemt å oppdatere din adresse ved flytting. Skulle opplysninger være feilaktige, irrelevante eller ufullstendige, ber vi deg om å kontakte kundeservice.

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjon. For eksempel vil vi dele navn og adresse med distribusjonssentral og distributør for at du skal få levert en vare, og når du gjennomfører en betalingstransaksjon blir du rutet videre til en sikker betalingsløsning som er i kontakt med din bank.

Vi deler også personopplysninger med underleverandører for å oppfylle formålet med produktene og tjenestene våre. I slike tilfeller inngår vi databehandleravtaler for å sikre at opplysningene behandles i overenstemmelse med gjeldende regelverk og våre retningslinjer. Våre underleverandører gis aldri adgang til å foreta behandlinger til andre formål enn vi selv har.

Dersom våre underleverandører har virksomhet utenfor EU/EØS-området vil Gyldendal sørge for at det foreligger tilstrekkelige garantier i henhold til gjeldende personvernregelverk, herunder iverksette nødvendige tiltak for å sikre at dine personopplysninger håndteres sikkert og med beskyttelsesnivå tilsvarende den beskyttelse som tilbys innenfor EU/EØS-området. Dersom tjenesten/produktet benytter underleverandører, vil du finne nærmere informasjon om dette i personvernerklæringen til angjeldende tjeneste/produkt.

Informasjonssikkerhet er en viktig del av personvernet. Vi bruker hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, innhenting, bruk, videreformidling, kopiering, modifisering eller avhending. For å sikre oss at behandlingen av dine personopplysninger skjer på en trygg og lovmessig måte, er antall ansatte med tilgang begrenset til det som anses saklig og nødvendig.

Hvordan vi arbeider med dette i våre digitale produkter og tjenester, og retningslinjer for sikker bruk finner du beskrevet i våre bruksvilkår og personvernerklæringer tilknyttet det enkelte produkt.

Har du spørsmål som gjelder bestilling, innlogging, feilmelding eller lignende, kan du finne mer om dette på Gyldendals kundeserviceside. Du kan også ta kontakt med oss på e-post. Våre kundekonsulenter kan nås på telefon 22 03 41 00 mandag til fredag mellom 09.00 og 16.00. Alle henvendelser blir besvart fortløpende.

Gyldendal forbeholder seg retten til å endre og/eller oppdatere denne personvernerklæringen. Alle endringer gjelder fra den dato den endrede/oppdaterte personvernerklæringen publiseres på nettsidene våre. De endrede/oppdaterte betingelsene vil gjelde både for behandlingen av allerede innsamlede opplysninger og for opplysninger som samles inn etter at oppdatert personvernerklæring er publisert.

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 19.09.2025.