Gyldendal ASA

Gyldendal innhenter opplysninger som navn, adresse og fødselsdato på aksjonærer i selskapet, i tillegg til opplysninger om antall aksjer aksjonæren eier, for å ha en oversikt over Gyldendals aksjonærer. Denne behandlingen inkluderer at informasjon om Gyldendals 20 største aksjonærer publiseres i en aksjonærliste på våre nettsider i tillegg til protokoll fra generalforsamlingen.

Behandlingen av personopplysninger tilknyttet våre aksjonærer er basert på oppfyllelse av rettslig forpliktelse, jf. asal. §4-4. Opplysninger sendes inn til offentlige myndigheter i tråd med lovpålagte krav. Aksjeeierregisteret er etter allmennaksjeloven offentlig tilgjengelig.

Gyldendal behandler opplysninger om nåværende og tidligere styremedlemmer. Som tidligere styremedlem har vi i enkelte tilfeller behov for å kunne kontakte deg etter avsluttet styreverv for Gyldendal, og beholder derfor kontaktinformasjon. Denne behandlingen er basert på berettiget interesse.

Gyldendal har en egen personvernerklæring for styremedlemmer.

Når du søker på jobb hos oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, CV og andre opplysninger vi trenger for å kunne vurdere søknaden din. Personopplysningene dine vil slettes senest innen to år, og for åpne søknader vil personopplysninger slettes senest innen 12 måneder. Behandlingen av personopplysninger tilknyttet jobbsøkere er basert på samtykke.

Gyldendal har en egen personvernerklæring for ansatte.

Vi samler inn og behandler kontaktinformasjon om kontaktpersoner for å kunne etterleve kontraktsforpliktelser overfor våre leverandører og samarbeidspartnere. Behandlingen er nødvendig for oppfyllelse av avtale.

Dersom du henvender deg til oss via telefon eller e-post, vil vi ta vare på opplysningene du oppgir om deg selv sammen med informasjon om bakgrunnen for henvendelsen. Vi ber om at du begrenser informasjonen til det som er nødvendig for at vi skal kunne adressere og behandle henvendelsen din. Behandlingen av personopplysninger tilknyttet direkte henvendelser er basert på samtykke.

Besøker du oss på Gyldendalhuset behandler vi informasjon som navn, selskap, hvem du besøker hos oss og tidspunkt for besøk. I tillegg lagres kameraovervåkning av inn- og utganger i syv dager. Dette gjøres med hensyn til sikkerhet og baseres på Gyldendals berettigede interesse.

Når du besøker våre nettsider samler vi inn tekniske opplysninger som IP-adresse, URL, unik enhets-ID, nettverks- og enhetsytelse, nettleser, geografisk plassering, operativsystem og andre opplysninger fra informasjonskapsler. Dette gjør vi for å få innsikt i hvordan vi kan forbedre, effektivisere, forenkle og utvikle nettsiden vår. Behandlingen av personopplysninger baseres på berettiget interesse.

Bruk av informasjonskapsler kan du selv administrere via dine nettsider, se mer om dette i Gyldendals bruk av informasjonskapsler for oppdatert informasjon.

Vi behandler opplysninger så lenge vi har forpliktelser som følge av inngåtte avtaler eller så lenge det er annet lovlig grunnlag for det. Deretter vil dine opplysninger bli slettet eller anonymisert. Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for det formål opplysningene ble samlet inn for.

Du kan når som helst be oss om å slette de personopplysningene Gyldendal har tilknyttet deg. Dette gjør du ved å kontakte oss. Vi vil innhente gyldig ID fra deg for å kunne være sikre på at du er rette person.

Data som er blitt registrert, som for eksempel henvendelser til kundesenter eller klikkdata, vil kunne bli anonymisert og brukt til å kjøre analyser og lage statistikker over for eksempel bruksmønster. Bruken av anonymiserte data vil kunne skje på tvers av selskaper som er eid av Gyldendal ASA.

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er korrekte og oppdaterte. Gyldendal kan oppdatere opplysningene ved hjelp av offentlig tilgjengelige registre, for eksempel dersom du har glemt å oppdatere din adresse ved flytting. Skulle opplysninger være feilaktige, irrelevante eller ufullstendige, ber vi deg om å kontakte oss.

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjon.

Gyldendal bruker leverandører som behandler personopplysninger for oss, blant annet for å utføre IT-tjenester. I slike tilfeller inngår vi databehandleravtaler for å sikre at opplysningene behandles i overenstemmelse med gjeldende regelverk og våre retningslinjer. Våre leverandører gis aldri adgang til å foreta behandlinger til andre formål enn vi selv har.

Dersom våre leverandører har virksomhet utenfor EU/EØS-området vil Gyldendal sørge for at det foreligger gyldig grunnlag for overføring som garanterer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for behandling av dine personopplysninger, som for eksempel ved bruk av EU-kommisjonens godkjente standardkontrakter (SCC). I tillegg til et gyldig overføringsgrunnlag må det foreligge tilstrekkelige garantier for vern av personopplysningene.

Informasjonssikkerhet er en viktig del av personvernet. Vi bruker hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, innhenting, bruk, videreformidling, kopiering, modifisering eller avhending. For å sikre oss at behandlingen av dine personopplysninger skjer på en trygg og lovmessig måte, er antall ansatte med tilgang begrenset til det som anses saklig og nødvendig.

Gyldendal forbeholder seg retten til å endre og/eller oppdatere denne personvernerklæringen. Alle endringer gjelder fra den dato den endrede/oppdaterte personvernerklæringen publiseres på nettsidene våre. De endrede/oppdaterte betingelsene vil gjelde både for behandlingen av allerede innsamlede opplysninger og for opplysninger som samles inn etter at oppdatert personvernerklæring er publisert.